Coaching Clinic Operator Feeder

Coaching Clinic Operator Feeder diadakan selama dua hari. Sama seperti di tahun 2025, yang menjadi narasumber coaching clinic di hari pertama kegiatan ini: Dave Gratias Sutomo Melanius Fernandez, S.Kom., serta dibantu oleh Eka Dewi Mayasari, S.Kom., tenaga operator dari Universitas Kristen Duta Wacana. Yang berbeda di tahun ini, berdasarkan evaluasi dari peserta di tahun sebelumnya, dianggap perlunya untuk melibatkan Direktorat Jenderal Bimas Kristen, Kementerian Agama.

Kegiatan ini, diikuti oleh 99 orang.  Ada 46 perempuan dan 53 laki-laki yang menjadi peserta. Dari jumlah ini, ada 28 orang laki-laki yang tidak mengikuti CC sebelumnya, dan 25 orang menyatakan mengikuti kegiatan CC sebelumnya. Sementara itu, untuk peserta perempuan yang, sebelumnya mengikuti kegiatan ini adalah sejumlah 22 orang. 24 orang lainnya, adalah peserta baru.  Secara lebih rinci, dapat dilihat sebagai berikut.

Tabel 1. Informasi Peserta Coaching Clinic Operator Feeder

Jenis Kelamin	Label Kolom
Mengikuti CC 25 sebelumnya?	Tidak	Ya	Total Keseluruhan
Laki-laki	28	25	53
Perempuan	24	22	46
Total Keseluruhan	52	47	99

Sebelum melakukan pendampingan dan praktik tata kelola, Fernandez terlebih dahulu memberikan sebuah pengantar. Sistem PDDIKTI saat ini terdiri dari dua wajah: frontend yang dapat diakses publik dan backend melalui portal PDDIKTI Admin yang dikhususkan bagi pengelola institusi. Melalui portal ini, perguruan tinggi mengatur akun master, memonitor pelaporan, melakukan perubahan data mahasiswa, hingga membuka periode lampau jika diperlukan.

Transformasi sistem pelaporan, juga terus mengalami pembaruan. Kini, melalui Neo Feeder proses dilakukan berbasis web dan API dengan validasi otomatis. Perubahan ini menghadirkan efisiensi, akurasi, dan transparansi yang lebih tinggi. “Data yang dilaporkan,” seperti yang ditandaskan oleh Dave, “bukan hanya sekadar kepentingan institusi, tetapi juga pada sistem nasional”

Dalam praktiknya, operator menghadapi dua pekerjaan penting setiap semester. Checkpoint pertama dilakukan maksimal dua bulan sejak perkuliahan dimulai. Pada tahap ini, perguruan tinggi melaporkan rencana studi, data mahasiswa baru, kurikulum, kelas perkuliahan, hingga aktivitas dosen dan mahasiswa.Sementara itu, checkpoint kedua dilaksanakan maksimal dua bulan setelah semester berakhir. Fokusnya pada pelaporan hasil studi, nilai, status mahasiswa (aktif, cuti, nonaktif), prestasi, hingga data kelulusan.

Khusus untuk penomoran ijazah, perguruan tinggi tidak lagi memasukkan nomor ijazah secara manual. Proses tersebut kini dilakukan melalui sistem Penomoran Ijazah dan Sertifikat Nasional atau PISN. Hanya mahasiswa yang tervalidasi—mulai dari akreditasi prodi, masa studi, SKS, IPK, hingga validitas NIK—yang dinyatakan eligible untuk memperoleh nomor ijazah. Pesan penting yang disampaikan adalah kehati-hatian dalam menetapkan status kelulusan. Kesalahan pada tahap ini dapat menghambat proses PISN dan berdampak pada legitimasi dokumen akademik.

Lebih jauh, kualitas pelaporan PDDIKTI berkaitan langsung dengan penilaian Indikator Kinerja Utama (IKU) perguruan tinggi. Melalui portal Indikator Kinerja Umum Perguruan Tinggi, performa institusi diukur berdasarkan delapan indikator, mulai dari lulusan yang memperoleh pekerjaan layak, pengalaman mahasiswa di luar kampus, hingga kolaborasi internasional program studi. Dengan demikian, data bukan lagi sekadar arsip administratif, melainkan representasi reputasi dan daya saing perguruan tinggi di tingkat nasional.

Meski sistem terus berkembang, sejumlah tantangan masih dihadapi operator: keterlambatan pengumpulan data, keterbatasan SDM, belum terintegrasinya SIAKAD dengan Neo Feeder, hingga kendala teknis seperti OTP dan server yang tidak stabil. Permasalahan data lampau dan rendahnya kesadaran validasi data pribadi mahasiswa juga menjadi isu berulang. Kegiatan ini sekaligus menjadi ruang berbagi praktik baik dan solusi teknis agar operator tidak bekerja sendiri dalam menghadapi kompleksitas sistem.

Pada hari ke dua, PERSETIA mengundang tim Pokja PDDKTI Feeder Dirjen Bimas Kristen untuk hadir membersamai proses ini. Kehadiran DBK, dianggap penting, karena banyaknya Perguruan Tinggi Keagamaan Kristen Swasta/Negeri yang, menjadi sekolah-sekolah anggota PERSETIA. Direktur Pendidikan Tinggi Kristen, menyampaikan topik yang bertajuk “Kebijakan PDDIKTI dan Peran Bimas Kristen dalam Pembinaan Sekolah Teologi”. Topik ini kemudian disempurnakan dalam bimbingan secara teknis, oleh tenaga operator DBK.

Penyelenggaraan pendidikan tinggi harus berlandaskan pada regulasi tentang Pendidikan Tinggi, Standar Nasional Pendidikan Tinggi, serta pengelolaan data melalui Pangkalan Data Pendidikan Tinggi. Tata kelola kelembagaan diwujudkan melalui pembuatan akun master PDDIKTI, validasi Pokja Bimas Kristen Kementerian Agama untuk pemanfaatan SISTER, serta pelaksanaan registrasi dan perubahan data pendidik sesuai Surat Edaran Nomor 25 Tahun 2023 yang diterbitkan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.

Dalam aspek akademik, perguruan tinggi diwajibkan memproses penerbitan PIN dan menetapkan status kelulusan mahasiswa pada PDDIKTI setelah seluruh beban studi, capaian pembelajaran lulusan, dan ketentuan IPK terpenuhi, sebagaimana ditegaskan dalam surat resmi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Selanjutnya, kebijakan penomoran ijazah dan sertifikat profesi nasional yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Kristen dilaksanakan melalui sistem Penomoran Ijazah dan Sertifikat Nasional, dengan prasyarat kepatuhan terhadap Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan ketertiban pelaporan data pada PDDIKTI. Secara keseluruhan, serupa dengan yang disampaikan oleh pemateri hari pertama: urgensi akurasi data, kepatuhan regulatif, dan integrasi sistem informasi sebagai fondasi legalitas dan akuntabilitas institusi pendidikan tinggi.

Di akhir kegiatan, peserta juga diberikan kesempatan untuk mendata semua permasalahan yang mereka hadapi. Kendala yang muncul tersebut, kemudian akan diteruskan ke Tim Pokja Operator Feeder Ditjen Bimas Kristen untuk ditindaklanjuti.