Arsip dan digitisasi dokumen-dokumen penting, merupakan concern PERSETIA selama beberapa tahun belakangan. Setidaknya, ada beberapa alasan penting mengapa proses digitisasi sangat penting untuk dilakukan. Nah, sobat PERSETIA, inilah alasan-alasan tersebut.
Pelestarian dan Keberlangsungan Informasi. Arsip dan dokumen memiliki nilai historis dan informasi yang penting untuk keberlangsungan institusi atau organisasi. Dengan menyimpan arsip secara sistematis, informasi berharga ini dapat dilestarikan untuk generasi mendatang.
Aksesibilitas dan Efisiensi. Dengan digitisasi dokumen, informasi dapat diakses dengan mudah dan cepat tanpa perlu mencari melalui berkas fisik secara manual. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam mencari dan mengolah data, memungkinkan akses yang lebih mudah bagi pengguna yang membutuhkan informasi tersebut.
Ketersediaan dan Kepatuhan. Dokumen digital memiliki keunggulan dalam ketersediaan yang lebih luas dan lebih aman. Dengan adanya salinan digital, dokumen dapat tersedia secara instan dari berbagai lokasi secara daring. Selain itu, digitisasi dapat mematuhi standar keamanan data yang lebih tinggi.
Ruang dan Pengelolaan. Menyimpan arsip dalam bentuk digital mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik yang besar. Dengan kata lain, digitisasi membantu mengelola ruang dan memperbaiki manajemen arsip.
Backup dan Pemulihan. Dokumen digital dapat dengan mudah diduplikasi dan dipulihkan dalam kasus bencana atau kehilangan. Langkah pengamanan seperti penyimpanan cloud, membuat salinan cadangan, dan sistem pemulihan data dapat membantu melindungi informasi berharga dari kehilangan atau kerusakan.
Kolaborasi dan Berbagi Informasi. Dokumen yang didigitalkan memudahkan kolaborasi dan berbagi informasi antara individu atau lembaga. Dengan fitur berbagi dan kerjasama yang terintegrasi dalam teknologi digital, orang dapat saling berkolaborasi dengan lebih efektif.
Dengan demikian, pentingnya arsip dan digitisasi dokumen dalam konteks akademik adalah untuk menjaga keberlangsungan informasi, meningkatkan aksesibilitas dan efisiensi, mematuhi standar keamanan, mengelola ruang penyimpanan, memudahkan pemulihan data, serta memungkinkan kolaborasi dan berbagi informasi dengan lebih baik.
Nah, setelah mengetahui pentingnya digitisasi, dalam pada itu, Perkumpulan Sekolah-Sekolah Teologi di Indonesia (PERSETIA) menjalin kerjasama dengan Pusat Dokumentasi Sejarah Gereja di Indonesia (PDSGI)-STFT Jakarta untuk melakukan proses digitisasi dokumen-dokumen PERSETIA guna optimalisasi pengelolaan arsip, terutama dokumen yang berusia 20 tahun ke atas. Dokumen yang dikenai proses ini termasuk surat keluar-masuk, hasil Rapat Umum Anggota, hasil rapat pengurus, serta berbagai data terkait sekolah anggota. Kolaborasi antara kedua entitas ini telah dimulai sejak tahun 2023.
Pada Selasa, 27 Februari 2024, Pengurus PERSETIA yang diwakili oleh Direktur Pelaksana, Imbran Batelemba Bonde, M.A., melakukan pengecekan terhadap proses digitisasi di Ruang Arsip PDSGI-STFT Jakarta. Sejumlah dokumen telah berhasil didata dan diklasifikasikan dengan baik. Proses digitisasi ini diproyeksikan akan berlangsung selama beberapa bulan ke depan guna memastikan kelancaran implementasinya.
PERSETIA berharap bahwa melalui inisiatif digitisasi ini, pengelolaan arsip mereka dapat semakin optimal. Data-data hasil proses digitisasi diharapkan dapat dimanfaatkan secara bertanggungjawab dalam jangka waktu yang panjang, mendukung kelancaran operasional dan mempertahankan transparansi informasi yang diperlukan.
Komitmen kedua pihak untuk menjaga dan memanfaatkan arsip digital dengan baik diharapkan akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan Pendidikan Tinggi Teologi di Indonesia. Mari kita bersama-sama mendoakan agar proses digitisasi ini dapat berjalan lancar sehingga manfaatnya dapat terasa dalam mewujudkan visi pendidikan tinggi teologi yang lebih baik di masa depan.
Be the first to comment